Organizacja ochrony tajemnicy państwowej i służbowej, przed wejściem w życie ustawy o ochronie informacji niejawnych

Przez organizacje ochrony tajemnicy należy rozumieć sposób w jaki na podstawie obowiązujących przepisów prawnych zostało uregulowane:

– co ze względu na treść stanowi tajemnicę oraz jakiego rodzaju jest to tajemnica;
– kto i w jakim zakresie określa to, co i jakiego rodzaju tajemnicę stanowi;
– kto i w jakim zakresie ma prawo zapoznawać się z tajemnicami;
– kto i w jaki sposób ma obowiązek chronić tajemnicę przed osobami nieuprawnionymi i niepowołanymi do zapoznania się z nią;
– kto, kiedy i jakim osobom, w jakim zakresie i na jakich zasadach może udostępnić wiadomości, dokumenty lub przedmioty stanowiące tajemnicę.

Zasadniczym aktem prawnym dotyczącym ochrony tajemnicy państwowej i służbowej do czasu wejścia w życie ustawy z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych była ustawa z 14 grudnia 1982 roku o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej ( Dz. U. Nr 40, poz. 271).

Artykuł 2 tej ustawy stwierdzał, że: „Tajemnicą państwową jest wiadomość, której ujawnienie osobom nie upoważnionym może narazić na szkodę obronność, bezpieczeństwo lub inny ważny interes Państwa”.

W artykule 3 zaś czytamy, że: „Tajemnicą służbową jest wiadomość nie stanowiąca tajemnicy państwowej, z którą pracownik zapoznał się w związku z pełnieniem swoich obowiązków w państwowej, spółdzielczej lub społecznej jednostce organizacyjnej, a której ujawnienie może narazić na szkodę interes społeczny, uzasadniony interes tej jednostki organizacyjnej lub obywatela”.

Ustawa zobowiązywała naczelne i centralne organy państwowe, a zatem również Komendanta Głównego Policji do ustalenia wykazów rodzajów wiadomości stanowiących tajemnicę państwową oraz tajemnicę państwową o szczególnie ważnym znaczeniu dla obronności państwa. Wykazy te wymagały uzgodnienia z Ministrem Spraw Wewnętrznych, a zawierające wiadomości z zakresu obronności państwa – również z Ministrem Obrony Narodowej.

Ustawa określała że: wiadomości stanowiące tajemnicę państwową o szczególnie ważnym znaczeniu dla obronności państwa oznacza się klauzulą „tajne specjalnego znaczenia”, pozostałe wiadomości stanowiące tajemnicę państwową ” klauzulą -tajne”, wiadomościom zaś stanowiącym tajemnicę służbową nadaje się cechę „poufne”.

Przestrzeganie tajemnicy państwowej było obowiązkiem każdego, do czyjej wiadomości ona dotarła.

Zachowanie tajemnicy służbowej obowiązywało zaś każdego pracownika bez względu na zajmowane stanowisko, rodzaj i miejsce wykonywanej pracy, oraz charakter stosunku pracy i obowiązywało zarówno w czasie trwania stosunku pracy, jak i po jego ustaniu.

Z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową mogła być zapoznana osoba, która została upoważniona do dostępu do takich wiadomości. Upoważnienie mogło być udzielone obywatelowi polskiemu, dającemu rękojmię zachowania tajemnicy i wykonującemu pracę wymagającą dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową.

Upoważnienie do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową podlegało cofnięciu w następujących przypadkach:

– jeżeli ustał jeden z w/w warunków,
– jeżeli zainteresowana osoba występowała do właściwych organów państwowych o wydanie paszportu na wyjazd za granicę na pobyt stały,
– jeżeli zostało wniesione podanie o zezwolenie na zmianę obywatelstwa.

Cofnięcie upoważnienia nie zwalniało z obowiązku zachowania tajemnicy państwowej. W sprawach o wydanie upoważnień, o których mowa wyżej oraz dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę służbową właściwi byli kierownicy jednostek organizacyjnych.

Pracownikom mogły być udostępnione wyłącznie te wiadomości stanowiące tajemnicę, które wchodziły w zakres wykonywanych przez nich obowiązków. Zobowiązani byli oni do stosowania niezbędnych środków zapobiegających ujawnieniu wiadomości osobom nieupoważnionym.1)

Cudzoziemcowi można było ujawnić wiadomość stanowiącą tajemnicę państwową lub służbową tylko w przypadku, gdy wymagało tego opracowanie, zawarcie lub wykonywanie umów międzynarodowych.

Ujawnienie tajemnicy państwowej następowało na podstawie decyzji właściwego naczelnego lub centralnego organu państwowego, wydanej w porozumieniu z Ministrem Spraw Wewnętrznych, a w odniesieniu do wiadomości z zakresu obronności Państwa z Ministrem Obrony Narodowej, natomiast ujawnienie tajemnicy służbowej na podstawie decyzji kierownika jednostki organizacyjnej.

Artykuł 18 ustawy stwierdził, że nadzór nad ochroną tajemnicy państwowej i służbowej sprawowały naczelne i centralne organy państwowe, w stosunku do jednostek im podległych oraz przez nie nadzorowanych.

Uprawnienia Ministra Spraw Wewnętrznych polegały na:

ogólnej koordynacji w zakresie organizacji ochrony tajemnicy państwowej i służbowej oraz określeniu szczegółowych zasad i sposobów postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową ( artykuł 19 );
określaniu zasad i sposobów przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony dokumentów oraz innych przedmiotów zawierających tajemnicę państwową (artykuł 15, punkt 2);
występowaniu z wnioskami o przeprowadzeniu kontroli ochrony tajemnicy państwowej i służbowej w określonej państwowej, spółdzielczej lub społecznej jednostce organizacyjnej i delegowaniu swego przedstawiciela do udziału w tej kontroli;
określeniu szczegółowych zasad i trybu upoważnienia do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową oraz cofania upoważnienia ( artykuł 7, punkt 5 );
określeniu wraz z Ministrem Komunikacji sposobu przewozu dokumentów i przedmiotów zawierających tajemnicę państwową i służbową przy wykorzystaniu środków komunikacji państwowej (artykuł 15, ust. 3);
określeniu zasad przekazywania wiadomości stanowiących tajemnicę państwową i służbową za pomocą technicznych środków łączności, a także zasad organizacji i korzystania z łączności rządowej ( artykuł 15, ust. 4);
określeniu wzoru i sposobu oznakowań obiektów, których fotografowanie, filmowanie i rysowanie bez zezwolenia było zabronione ( artykuł 17);
Wykonując delegacje zawarte w ustawie Minister Spraw Wewnętrznych wydał szereg aktów wykonawczych. Do najważniejszych z nich należało Zarządzenie nr 60/83 z dnia 29 czerwca 1983 roku, które omawia szczegółowe zasady i sposoby postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową.

W akcie tym uregulowane zostały wszystkie zagadnienia wynikające z konieczności ochrony tajemnicy państwowej i służbowej oraz zadania i obowiązki dla organów i osób odpowiedzialnych za tę problematykę.

W rozdziale zawierającym postanowienia ogólne stwierdza się, że naczelne i centralne organy państwowe jak również kierownicy państwowych, spółdzielczych, społecznych jednostek organizacyjnych są zobowiązani do podjęcia niezbędnych przedsięwzięć zapewniających ochronę tajemnicy państwowej i służbowej, a w szczególności dotyczące:

wprowadzenie w życie zasad ochrony tajemnicy określonych przepisami prawa oraz sprawowania nadzoru nad ich przestrzeganiem,
organizowania systematycznego szkolenia pracowników,
stałego podnoszenia u pracowników poczucia odpowiedzialności i troski o zachowanie tajemnicy,
przeprowadzania co najmniej raz w roku analizy i oceny stanu ochrony tajemnicy.
Zalecał też organom wstępne uzgodnienie z Ministrem Spraw Wewnętrznych przepisów prawnych normujących tryb i sposób postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową w jednostkach podległych i nadzorowanych oraz w jednostkach, dla których są one organami założycielskimi.

Po uzyskaniu zgody organów MSW kierownik jednostki organizacyjnej upoważniał pisemnie pracownika do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę służbową. Zapoznawał on pracownika z odpowiednimi przepisami prawnymi, a także uprzedzał go o odpowiedzialności karnej za ujawnienie tajemnicy państwowej i służbowej. Pracownik, którego zapoznano z przepisami składał odpowiednie oświadczenie, które dołączano do akt osobowych pracownika.

Osoby upoważnione do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową i służbową obowiązane były:

ściśle przestrzegać zasad i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową, określonych w obowiązujących przepisach,
dokonywać co najmniej trzy razy w miesiącu kontroli posiadanych dokumentów zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę państwową i służbową, zgodnie z ewidencją dokumentów w kartotece,
zgłaszać pisemnie kierownikowi jednostki o wszystkich pozasłużbowych kontaktach z osobami z krajów kapitalistycznych, jak również o zamiarze wyjazdu do państw kapitalistycznych i socjalistycznych na pobyt stały, a do państw kapitalistycznych także na pobyt czasowy.
Pracownikom upoważnionym do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową i służbową zabraniano:

wynoszenia poza teren jednostki organizacyjnej dokumentów lub przedmiotów stanowiących tajemnicę państwową, bez zezwolenia kierownika jednostki organizacyjnej,
wykonywania prac stanowiących tajemnicę państwową oraz opracowywania i przechowywania dokumentów i przedmiotów o tym charakterze w pomieszczeniach pozasłużbowych,
poruszać w rozmowach i korespondencji prywatnej zagadnień stanowiących tajemnicę państwową i służbową,
sporządzania notatek zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę państwową w nie zaewidencjonowanych zeszytach, notatnikach lub na luźnych arkuszach papieru,
przekazywania wiadomości stanowiących tajemnicę państwową i służbową i prowadzenia rozmów o tym charakterze przez techniczne środki łączności, nie gwarantujących zabezpieczenia tajemnicy.
Udostępnienie bądź przekazanie wiadomości stanowiących tajemnicę państwową lub służbową innym osobom mogło nastąpić jedynie za zgodą kierownika jednostki przy jednoczesnym spełnieniu odpowiednich warunków.

Pracownik, który stwierdził fakt utraty dokumentu lub przedmiotu stanowiącego tajemnicę państwową lub służbową, obowiązany był natychmiast powiadomić kierownika jednostki organizacyjnej.

Przełożony obowiązany był pobrać od pracownika, z którym rozwiązano stosunek zatrudnienia lub cofnięto mu upoważnienie do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę służbową stosowne oświadczenie o zachowaniu tajemnicy, a także rozliczyć go z powierzonych mu dokumentów stanowiących tajemnicę służbową.2)

Zagadnienia związane z kwalifikowaniem i sporządzaniem dokumentów ujęte zostały w następnym rozdziale, gdzie m.in. stwierdza się, że:

dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę państwową oznacza się klauzulą „tajne” cyfrą „0” przed numerem rejestracyjnym,
dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnice państwową o szczególnie ważnym znaczeniu dla obronności sił zbrojnych i bezpieczeństwa państwa, oznacza się klauzulą „tajne specjalnego znaczenia” i cyframi „00” przed numerem rejestracyjnym,
dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę służbową oznacza się klauzulą „poufne” i literami „pf” przed numerem rejestracyjnym.
Ponadto dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę państwową i służbową powinny zawierać:

w lewym górnym rogu – nazwę jednostki organizacyjnej, numer rejestracyjny (kolejny numer dziennika korespondencji),
w prawym górnym rogu – nazwę miejscowości, datę, klauzulę tajności, a poniżej numer egzemplarza oraz pełną nazwę adresata,
w lewym dolnym rogu pod treścią – określenie liczby załączników oraz arkuszy, liczbę wykonywanych egzemplarzy – rozdzielnik, inicjały osoby sporządzającej dokument oraz liczbę dziennika ewidencji wykonanych dokumentów,
w prawym dolnym rogu pod treścią – stanowisko, imię i nazwisko osoby podpisującej dokument (nadruk lub pieczęć) oraz jej podpis.
Rozdział trzeci traktuje o organizacji kancelarii tajnych oraz obiegu dokumentów stanowiących tajemnicę państwową.

Na jednostki organizacyjne, w których występowały wiadomości stanowiące tajemnicę państwową, a celu prawidłowego obiegu dokumentów stanowiących tajemnicę państwową nakładano obowiązek utworzenia kancelarii tajnej.

Obowiązki kierownika kancelarii zostały szczegółowo opisane. Powierzono mu kierowanie całokształtem pracy kancelarii oraz nadzór nad obiegiem dokumentów. Zobowiązany był on co najmniej raz w roku przeprowadzić kontrolę stanu ochrony dokumentów znajdujących się u pracowników oraz sprawdzić zgodność stanu faktycznego tych dokumentów z ich stanem ewidencyjnym w kancelarii. Wyniki kontroli opisane w protokóle, przedstawiano kierownikowi jednostki organizacyjnej.

Organizacja obiegu dokumentów oraz sposób ich rejestrowania i ewidencji również zostały wyczerpująco opisane. Dokumenty zawierające tajemnicę państwową, rejestrowano w „Dzienniku korespondencji”. Instrukcje, wydawnictwa, plany, rysunki, szkice, zdjęcia filmowe i fotograficzne, kasety magnetofonowe, taśmy magnetowidowe itp. zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę państwową rejestrowano w „Dzienniku ewidencji wydawnictw i dokumentacji technicznej”, natomiast pisma przewodnie, przy których materiały nadesłano – w „Dzienniku korespondencji”.

Korzystanie z dokumentów zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę państwową, a nie będących w toku opracowywania, odbywało się wyłącznie w kancelarii tajnej – w obecności pracownika tej kancelarii. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, pracownicy upoważnieni do dostępu do tych wiadomości, mogli wypożyczać dokumenty z kancelarii tajnej za pokwitowaniem.

Akta spraw zakończonych przechowywano w kancelarii tajnej przez okres dwóch lat. Po upływie tego okresu akta przekazywano do archiwum, w którym przechowywane były akta zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę państwową. Akta spraw zakończonych nie przedstawiające trwałej wartości archiwalnej, po upływie okresu przechowywania w kancelarii niszczono komisyjnie za zgodą organów sprawujących nadzór nad materiałami archiwalnymi.

W rozdziale czwartym został przedstawiony tok postępowania z dokumentami stanowiącymi tajemnicę służbową, jak też określono obieg tych dokumentów.

Dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę służbową przyjmowała, rejestrowała, wysyłała kancelaria ogólna i przekazywała pracownikom za pokwitowaniem. Dokumenty te po załatwieniu kompletowano w teczki spraw i przechowywano w kancelarii ogólnej lub komórce organizacyjnej, która sprawy te prowadziła.

Sprawy przestrzegania tajemnicy na naradach i konferencjach określone zostały w rozdziale piątym.

W konferencjach, telekonferencjach, naradach, przewodach doktorskich itp. na których omawiane były zagadnienia stanowiące tajemnicę państwową, mogły brać udział wyłącznie osoby upoważnione do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową z danego zakresu.

Za ochronę tajemnicy w czasie konferencji i innego tego typu zebraniach oraz w toku ich organizowania odpowiedzialny był organizator, który m.in. sporządzał wykaz uczestników i dbał o odpowiednie zabezpieczenie pomieszczenia, w którym odbywa się spotkanie.

W kolejnym rozdziale uregulowane zostały sprawy związane z ochroną dokumentów podczas prac w terenie.

Przed podjęciem w terenie prac związanych z wykorzystaniem dokumentów zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę państwową i służbową, kierownik jednostki organizacyjnej wyznaczał pracownika, który odpowiadał za wszystkie sprawy związane z wydawaniem i przechowywaniem dokumentów podczas prac poza miejscem urzędowania.

Dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę państwową niezbędne do pracy w terenie, przechowywano w pojemnikach (skrzyniach metalowych lub drewnianych obitych blachą, w tubach metalowych, teczkach zamykanych na pręt metalowy i kłódkę) z dołączonym spisem zawartości, w warunkach gwarantujących należytą ochronę.

Zabezpieczenie pomieszczeń, w których przechowywane były dokumenty zawierające tajemnice, jak też załatwione sprawy obejmujące wiadomości stanowiące tajemnicę państwową i służbową zostały określone w rozdziale siódmym.

Dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę państwową o szczególnie ważnym znaczeniu dla obronności Sił Zbrojnych i bezpieczeństwa Państwa były opracowywane wyłącznie w wydzielonych pomieszczeniach, gwarantujących ochronę tajemnicy państwowej.

Pomieszczenia przewidziane na kancelarię tajną oraz służące do przechowywania kartotek, akt archiwalnych itp. zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę państwową, powinny znajdować się na piętrze i być odpowiednio zabezpieczone. Po zakończeniu pracy pomieszczenia kancelarii tajnej, jak również szafy z dokumentami zawierającymi wiadomości stanowiące tajemnice państwową powinny być zamykane i opieczętowane po uprzednim skontrolowaniu przez użytkowników, czy nie pozostały w nich niezabezpieczone dokumenty, zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę państwową i służbową.

W rozdziale ósmym i dziewiątym uregulowane zostały sprawy związane z doręczaniem przesyłek oraz niszczeniem dokumentów zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę.

Przepisy tych rozdziałów stanowiły:

dokumenty lub przedmioty zawierające tajemnicę państwową przesyła się w formie przesyłek tajnych za pośrednictwem Poczty Specjalnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych,
przesyłki zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę służbową w obrocie krajowym, przekazuje się za pośrednictwem urzędów pocztowo-telekomunikacyjnych resortu łączności,
dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę państwową i służbową, które utraciły swoje praktyczne lub przedmiotowe znaczenie i nie podlegały trwałemu przechowywaniu, były komisyjnie niszczone na podstawie decyzji kierownika jednostki organizacyjnej. Z czynności tej sporządzany był protokół z zaznaczeniem, że dokumenty zostały zniszczone w warunkach gwarantujących zabezpieczenie tajemnicy w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści.
W końcowej części zarządzenia zostały uregulowane sprawy związane z nadzorem i kontrolą przestrzegania tajemnicy.

Każdy kierownik jednostki organizacyjnej obowiązany był dokonywać kontroli stanu ochrony tajemnicy w podległej jednostce, a zwłaszcza obiegu, przechowywania dokumentów i przedmiotów zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę państwową i służbową. Kontrola kancelarii tajnej odbywała się komisyjnie co najmniej raz w roku.

Ponadto Minister Spraw Wewnętrznych wydał następujące akty prawne:

Zarządzenie nr 61/83 z dnia 29 czerwca 1983 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu upoważniania osób do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową oraz cofania upoważnień;
Zarządzenie nr 059/83 z dnia 29 czerwca 1983 roku w sprawie postępowania w resorcie spraw wewnętrznych przy uzgadnianiu kandydatów do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową.
W zarządzeniach tych ustala się, że naczelne i centralne organy państwowe, dyrektorzy przedsiębiorstw państwowych, jak również kierownicy państwowych, spółdzielczych i społecznych jednostek organizacyjnych są zobowiązani przed wydaniem upoważnienia do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową, uzgodnić kandydatury osób, które będą upoważnione do dostępu do tych wiadomości:

zatrudnionych w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych – z Ministrem Spraw Wewnętrznych,
zatrudnionych w urzędach terenowych organów administracji państwowej oraz państwowych, spółdzielczych i społecznych jednostek organizacyjnych z właściwym terytorialnie Szefem Wojewódzkiego Urzędu Spraw Wewnętrznych.
Uzgodnienie osoby, która miała być dopuszczona do wiadomości stanowiących tajemnicę odbywało się na podstawie wniosku kierownika jednostki organizacyjnej. Do wniosku dołączano informacje o karalności z Centralnego Rejestru Skazanych Ministerstwa Sprawiedliwości.

Wystawiający wnioski byli zobowiązani do udzielenia dodatkowych informacji o kandydacie, na żądanie jednostek MSW. Stanowisko w sprawie upoważnienia osoby do dostępu do tajemnicy państwowej miało charakter wiążący i mogło być zmienione tylko przez organ, który je wyraził i powinno być podawane do wiadomości osobie zainteresowanej.

Osoba upoważniona w razie zmiany miejsca pracy lub zmiany stanowiska powinna uzyskać ponowne upoważnienie. Upoważnienie mogło być cofnięte w każdym czasie z przyczyn, o których mowa w ustawie i mogło nastąpić z inicjatywy kierownika jednostki organizacyjnej, który wydał upoważnienie lub Ministra Spraw Wewnętrznych albo Szefa Wojewódzkiego Urzędu Spraw Wewnętrznych.

Naczelnym i centralnym organom państwowym oraz terenowym organom administracji państwowej, jak również kierownikom państwowych, spółdzielczych i społecznych jednostek organizacyjnych ustawa nakładała obowiązek sporządzania wykazów stanowisk i funkcji, których pełnienie upoważnia do dostępu do tajemnicy państwowej.

Zarządzenie z dnia 29 czerwca 1983 roku w sprawie określenia wzoru i sposobu oznakowań obiektów, których fotografowanie, filmowanie, szkicowanie i rysowanie bez zezwolenia jest zabronione ze względu na ochronę tajemnicy państwowej, stanowiło, że dla oznakowania obiektów ustala się na obszarze PRL wzór znaku stanowiący białą tablicę w kształcie prostokąta z czerwoną obwódką z umieszczonym w środku tablicy rysunkiem aparatu fotograficznego, przekreślonego po jego przekątnych. Pod rysunkiem ma być umieszczony napis „zakaz fotografowania”. Znaki zakazu należało umieszczać w miejscach widocznych.3)

Omówione zarządzenia wydane przez Ministra Spraw Wewnętrznych obowiązywały bezpośrednio w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych oraz urzędach terenowych organów administracji państwowej. W związku z tym nie istniała konieczność wydawania przez te organy, w tym i Policję dodatkowych przepisów w tym przedmiocie.

——————————————————————————–

1) S. Pikulski: Ochrona tajemnicy państwowej i służbowej w Rzeczpospolitej Polskiej, WPP 1997 nr 2, s.92
2) T. Chrustowski: Ochrona tajemnicy państwowej w Polskiej Rzeczpospolitej Ludowej, Zeszyty Naukowe ASW, 1981 nr 28
3) B. Kunicka -Michalska: Nowe przepisy o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej, PiP 1983 nr 11, s. 35 i następne


O artykule